Описание
предметной области "Кадровый учет в строительной организации"
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
На
любом предприятии есть отдел кадров, который занимается учетом сотрудников
предприятия. Мы рассмотрим строительное управление.
Слово "учет" подразумевает прием сотрудника на работу, отслеживание его состояния в течение периода его работы и, наконец, увольнение сотрудника с работы. Дополнительно, отдел кадров должен формировать много отчетов перед бухгалтерией и внешними организациями, например, Пенсионным фондом и статистическими органами. Работа отдела кадров регламентирована законодательством (например, КЗоТ) и коллективным договором. В частности, предопределены формы приказов о приеме и увольнении, личные карточки сотрудников, формы отчетов. Функции отдела кадров 1.
Прием на работу новых сотрудников
4. Воинский учет
На предприятии работает около 600 человек. Из них около 100 человек работают в офисе и начальниками объектов. За год через предприятие проходит до 1000 человек. В среднем в день отделом кадров выпускается 20-30 документов. Будущие пользователи — это 3 сотрудника отдела кадров и руководство. В перспективе — единая база данных с бухгалтерией. Основные исходящие документы
Основные входящие документы Еще
отдел кадров обязан вести личную карточку на каждого сотрудника. Описание документопотоков 1. Отдел кадров — бухгалтерия. Отдел кадров направляет в бухгалтерию следующие документы:
В перспективе при разработке информационной системы с единой базой данных для отдела кадров и бухгалтерии некоторые документы не нужно будет направлять в бухгалтерию, что позволит сократить бумажный документооборот, количество ошибок и повысит производительность работы. 2. Отдел кадров — Пенсионный фонд Между отделом кадров и Пенсионным фондом существует целый поток из нескольких типов документов в ту и другую сторону, причем часть из них в электронной форме (на дискете или по электронной почте с цифровой подписью). Перечень документов, связанных с Пенсионным фондом:
Основными из них являются "Анкета застрахованного лица" и "Индивидуальные сведения". Анкета заполняется на вновь принятого сотрудника, если ему еще не присвоен страховой номер и направляется в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд присваивает застрахованному лицу регистрационный номер и возвращает его обратно на предприятие. Индивидуальные сведения подготавливаются ежегодно и содержат сведения о застрахованных лицах, их заработке и стаже. При передаче документов в Пенсионный фонд предприятие также формирует "Опись документов". Для учета застрахованных лиц Пенсионный фонд предлагает собственную программу ОАЗИС, которая позволяет формировать все необходимые документы в бумажной и электронной форме. 4. Отдел кадров — руководство Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной, хотя существуют некоторые "любимые" отчеты руководства. Можно выделить следующие основные типы отчетов руководству:
5. Отдел кадров — органы статистики С разной периодичностью отдел кадров обязан представлять в статистические органы несколько отчетов. Среди них есть такие, как "Принятые / Уволенные", "Отчет по среднесписочной численности" и т.д. Описание функций отдела кадров Прием на работу При приеме на работу нового сотрудника на основании его заявления начальником предприятия подписывается "Приказ о приеме на работу". Форма этого приказа и пример заявления приводятся в приложении. Последовательность событий при приеме на работу такова:
Приказ о приеме на работу содержит следующие реквизиты:
Приказ о приеме подготавливается в отделе кадров и направляется на подпись начальнику. После того, как приказ подписан начальником и сотрудником, документ приобретает юридическую силу и сотрудник считается работающим, начиная с даты приема. Категория — присваивается в соответствии с принятой на предприятии классификацией. Классификация по категориям утверждается руководством предприятия приказом. Перчень категорий может меняться примерно раз в год. В нашем случае на 1 января 2000 г. на предприятии действовали следующие категории:
Под "линейными ИТР" понимаются начальники объектов. Рабочие временные принимаются на определенный срок. Для совместителей работа на этом предприятии является неосновной. Учащиеся — это сотрудники, которые учатся и проходят практику на этом предприятии. Руководители и специалисты, а также линейные ИТР "сидят" на окладе, тогда как остальные категории работают по тарифу, который напрямую зависит от разряда. Для временных рабочих, совместителей и учащихся обязательно указывается реквизит "Конец контракта", так как они принимаются на определенный срок: учащиеся — на время прохождения практики, временные рабочие и совместители — обычно на срок 3 или 6 месяцев, но может быть и другой, совершенно произвольный. Объект — это место работы сотрудника. Для тех сотрудников, которые работают в головном офисе предприятия, указывается объект "ИТР". Список объектов может меняться, так как появляются новые заказы и выполняются старые. Объекты могут быть открыты или закрыты старшим инспектором отдела кадров по распоряжению руководства. Объекты открываются/закрываются примерно раз в 2 месяца. На 1 января 2000 года на предприятии были открыты следующие объекты:
Должность — это должность или специальность нового сотрудника. У каждой должности или специальности есть соответствующие ей условия труда. Для категорий "Руководители и специалисты" и "Линейные ИТР" (коды 1 и 2) указывается должность, для остальных категорий — специальность и разряд. Вот некоторые должности и специальности, используемые на предприятии, с примерным кодом по «Общероссийскому Классификатору Профессий, Должностей и Тарифных Разрядов» (ОКПДТР):
Контрольное число рассчитывается следующим образом: Например,
дан код 2 0112 Сумма произведений цифр кода на вес позиции: 2*1 + 0*2 + 1*3 + 1*4 + 2*5 = 19 Полученное число делится по модулю на 11. Т.е. остаток от деления 19 на 11 и будет контрольным числом 8. Если остаток = 10, то контрольное число = 0. Условия труда по ОКПДТР бывают
Условия труда по каждой специальности определяются в соотвествии со "Справочником о льготном пенсионном обеспечении по спискам №1 и 2". Причем для тех специальностей, которые вошли в Список №1, условия труда "особо тяжелые или особо вредные", для Списка №2 — "тяжелые или вредные". Для вредных условий труда на предприятии коллективным договором предусмотрены некоторые льготы: доплата "молоко" и дополнительный отпуск 6 дней. Разряд — отражает квалификацию рабочего по специальности. Для категорий "Руководители и специалисты" и "Линейные ИТР" (коды 1 и 2) разряд не указывается. От разряда рабочих напрямую зависит почасовая тарифная ставка, по которой будет работать новый сотрудник. Тарифная сетка утверждается руководством предприятия и может иногда меняться (примерно, раз в полгода). На 1 января 2000 года на предприятии действовала следующая тарифная сетка:
Оклад — устанавливается для категорий "Руководители и специалисты" и "Линейные ИТР" (коды 1 и 2). Оклад определяется по утвержденному руководством штатному расписанию, а может устанавливаться произвольно для каждого конкретного сотрудника. При это штатное расписание используется лишь в качестве ориентира. В действительности у 90% персонала оклад установлен индивидуально. Штатное расписание действует ТОЛЬКО для первых двух категорий и выглядит следующим образом: Штатное расписание для категорий 1 и 2:
Оклад по штатному расписанию имеет рекомендательный характер и для конкретного сотрудника оклад может быть установлен индивидуально. Испытательный срок — сотрудники 1, 2, 3 категорий могут быть приняты на работу с испытательным сроком (1, 3 или 6 месяцев). По окончании испытательного срока сотрудник или явно увольняется приказом об увольнении, или продолжает работать уже как постоянный работник. График работы — обычно сотрудник работает по 8-часовому графику. Но сотрудники с возрастом до 16 лет работают по 6-часовому графику, от 16 до 18 лет — по 7-часовому графику. Совместители работают по 4-часовому графику, причем для них указывается время работы — или "с 18:00 до 22:00", или "с 8:00 до 12:00". Остальные реквизиты, встречающиеся в форме приказа, заполняются на основе вышеприведенной информации. Характер работы — для 1, 2, 3 категорий "постоянно", для остальных "на определенный срок". Вид работ — для 1, 2, 3, 4 категорий — "основная", для остальных категорий — "по совместительству". Режим труда — для графиков 8, 7, 6 часов — "полное рабочее время", для графика 4 часа — "неполное рабочее время". Реквизит структурное подразделение на нашем предприятии не заполняется. Форма оплаты труда для всех сотрудников "повременная". Система оплаты труда — для 1, 2 категорий — "оклад", для остальных категорий — "тариф". Увольнение Увольнение сотрудника оформляется "Приказом об увольнении". Форма приказа приводится в приложении. Сотрудник может инициировать приказ своим заявлением об увольнении. В приказе об увольнении указывается:
Существуют следующие причины увольнения (этот список неполный):
Кадровое перемещение Приказ о кадровом перемещении выпускается при изменении у сотрудника оклада, разряда (а значит, тарифа), категории, должности/специальности, объекта, графика работы… Перемещение может быть временное, т.е. на определенный срок. Документ содержит следующие реквизиты:
Документ Кадровое перемещение очень похож на документ Приказ о приеме на работу. Фактически сотрудник "принимается" на новое место работы, следовательно действуют все те деловые правила, которые относятся к приказу о приеме. Кадровые данные о сотруднике При приеме на работу обычно сразу же заполняется "Личная карточка" сотрудника. Личная карточка содержит наиболее полную информацию о сотруднике и рассчитана на ее ведение в течение периода работы сотрудника. Форма личной карточки приводится в приложении. В личной карточке содержатся следующие реквизиты:
Приказ по отпуску Данный документ выпускается в случае, если сотрудник уходит в отпуск по какой-либо причине и формируется на основе заявления сотрудника на отпуск. Приказ по отпуску содержит следующие реквизиты
Приказ по отпуску подписывается сотрудником ("с приказом ознакомлен"), начальником объекта и руководителем предприятия. Очередной отпуск обычно рассчитывается по шестидневке (тип расчета отпуска). Это значит, что субботы считаются рабочими днями и тоже оплачиваются, а воскресенья и праздники пропускаются. Если возраст сотрудника менее 18 лет, то ему предоставляется очередной отпуск на 30 рабочих дней. Отпуск без сохранения зарплаты и учебный отпуск рассчитываются по календарным дням, т.е. воскресенья и праздники также учитываются при расчете продолжительности отпуска. Очередной отпуск обычно предоставляется на 24 рабочих дня за определенный рабочий год (например за 2000 год). Если сотрудник работает с вредными условиями труда, то ему по коллективному договору предоставляется дополнительный отпуск на 6 рабочих дней. Больничный лист Больничный лист — это документ, который подтверждает болезнь сотрудника. Во время его болезни ему выплачивается заработная плата, рассчитанная с учетом процента оплаты. Процент оплаты зависит от стажа так:
Документ больничный лист выпускается медицинским учреждением на специальной бумаге. Задача отдела кадров, рассчитать процент оплаты, зависящий от стажа, и направить этот документ в бухгалтерию. Анкета застрахованного лица в ПФ Заполняется на вновь принятых сотрудников, у которых еще нет страхового номера ПФ. Затем "Анкета…" направляется в Пенсионный фонд, который присваивает лицу страховой номер и возвращает его обратно (карточка пенсионного страхования и сопроводительная ведомость). Анкета застрахованного лица содержит следующие реквизиты:
Программа ОАЗИС позволяет сформировать анкету, напечатать ее на бумаге и сформировать пачки документов для передачи в ПФ на дискете. Индивидуальные сведения в ПФ Ежегодно в Пенсионный фонд сдаются индивидуальные сведения по застрахованным лицам. В этом документе содержатся следующие реквизиты:
Программа ОАЗИС позволяет сформировать индивидуальные сведения, напечатать их на бумаге и сформировать пачки документов для передачи в ПФ на дискете. Заявление на присвоение ИНН Заполняется на вновь принятых сотрудников, у которых еще нет Идентификационного Номера Налогоплательщика (ИНН). Затем заявление направляется в Налоговую инспекцию, которая присваивает лицу номер и возвращает его обратно на предприятие. Прочие документы и отчеты Кадровая
часть справки о доходах |